e-Factureren

De overheid heeft het beste met ons voor. Zeggen ze. De staatssecretaris van het Ministerie van Financiën heeft eerder dit jaar facturen vormvrij verklaard en daar zouden wij met z'n allen heel blij mee moeten zijn. Alsof je van hoofdpijn blij moet worden.

Onlangs werd er in Utrecht een symposium gehouden over e-factureren, elektronisch factureren. Facturen moeten wettelijk voorgeschreven zaken bevatten als factuurnummer, NAW-gegevens, geleverde producten of diensten, btw-nummer en nog wat dingetjes. De wijze waarop de factuur wordt overgebracht is (vogel)vrij verklaard. Weet u de factuur in een sms-berichtje te persen? Het mag. Zodra de ontvangende partij de factuur heeft betaald is hij impliciet akkoord gegaan met deze wijze van factureren. Je moet er niet aan denken dat je facturen binnen gaat krijgen in de vorm van sms-berichten, emailtjes al dan niet voorzien van documenten in uiteenlopende vorm als tekstdocument, pdf-bestand, spreadsheet etc. Electronisch factureren is vooral een lust voor de verzender - want die bespaart een postzegel en een envelop uit - en een last voor de ontvanger. Volgens het Ministerie van Financiën moet het bedrijfsleven het onderling zelf maar gaan regelen.

Geweldig, hier moeten wij blij mee zijn. Het Ministerie van Economische Zaken wil af en toe de termen open standaarden en open source software gebruiken, maar er konkreet iets mee doen is natuurlijk te veel gevraagd. Er bestaat een internationale, open standaard op het gebied van elektronisch zakendoen: UBL 2.0. UBL, Universal Business Language is een verzameling afspraken over hoe bestellingen, pakbonnen, facturen en dergelijke eruit dienen te zien. Iedereen die zich aan deze standaard houdt kan elektronisch zakendoen. Twee randvoorwaarden: deelnemende partijen dienen permanent met het Internet verbonden te zijn en moeten over geschikte software beschikken.

Als het Ministerie van Economische Zaken ons daadwerkelijk wil opstuwen in de vaart der volkeren dan zorgt het voor open source software waarmee ondernemers en organisaties volgens de UBL 2.0 standaard berichten kunnen uitwisselen. Met het oog op vergrijzing én ontgroening zal de productiviteit in dit land omhoog moeten en elektronisch zakendoen is een van de manieren waarop dat kan. Maar ja, de minister van Economische Zaken verkeert in de (verkeerde) veronderstelling dat Nederland een kennisland is en ook al weten sommigen best wel hoe die open source software gemaakt moet worden: wij gaan daar niets mee doen. Zo werkt dat in dit land.

Comments

[Geplaatst door: danga]

Beste Wietse,

Ik wil je bedanken voor het uiten van jou kritische beschouwingen op het Congres e-Factureren. Ik deel jou mening en wil daar nog een aantal zaken aan toevoegen.

Ik ben de laatste jaren betrokken en actief bij allerlei initiatieven op Europees niveau om Elektronisch Factureren vorm te geven en van de grond te krijgen. De discussies gaan op dat niveau over het vereenvoudigen van juridische en fiscale regelgeving, over standaarden, oplossingen, business modellen en processen / procedures.

Ik begrijp waarom de organisatoren van het congres deze aspecten niet met hun publiek wilden bespreken, maar of het aanwezige publiek dat heeft begrepen en waardeerd is maar de vraag.

Regelmatig geef ik workshops aan klanten over e-Factureren en steeds krijg ik de vragen - die tijdens het congres niet gesteld mochten worden - waar staan we met de juridische/fiscale verplichtingen en hoe zit het met grensoverschrijdende facturaratie, hoever staat de Overheid met standaarden en welke oplossingen / business modellen zullen overeind blijven.

Alle ondernemers (kleine, middelgrote en grote bedrijven) worstelen NOG STEEDS deze vragen. Tot mijn verbazing hebben de ondernemers daarop geen antwoord gekregen. Alleen de boodschap "voor deze vragen moet u bij uw BSP (Billing Service Provider) aankloppen".

In Nederland zijn er inderdaad veel mensen die Open Source begrijpen en daar mooie oplossingen mee kunnen bouwen. Zo zijn er eveneens mensen die de syntax en semantiek van UBL 2.0 begrijpen en in staat zijn om de specificatie van een factuur-bericht op te stellen.

Naast het boekje over e-Factureren had ik persoonlijk heel graag de specificatie van de Nederlandse UBL 2.0 factuur gezien.

De specificatie: Syntax en semantiek, het is allemaal niet zo moeilijk : het gaat over welke gegevens stop je in het bericht en volgens welke structuur. Je hebt aan het begin van je artikel al een deel van het antwoord gegeven. Toch vinden een aantal mensen dat we de ONDERNEMER moeten afschermen van al deze complexiteit.

Ik geloof dat E-Factureren ooit een commodity wordt zoals telefonie MAAR we zijn daar nog ver vandaan. "e-Factureren uit de kraan" misschien bereiken we dat in de verre toekomst.

We moeten ons wel realiseren dat bestuurders op welk niveau dan ook (mkb, overheid, corporates, zzp'ers, ...) nog allemaal willen allemaal begrijpen waarover het allemaal gaat en wat er bij komt kijken.

De vraag is of de bezoekers aan het Congres daar na afloop toe in staat is.

met vriendelijke groeten
Danny Gaethofs

PS: Wietse , Nederland heeft meer mensen nodig die kritisch geluiden laten horen. Voor al de mensen die geen of niet de juiste antwoorden hebben gekregen op hun vragen en toch op zoek zijn naar objectieve en onpartijdige antwoorden kom naar het platform eZakendoen en deel uw kennis, ervaring en kritiek.

http://www.linkedin.com/groupRegistration?gid=2307657

Let op: Ik werk voor een ICT Consultancy bedrijf (Information Communication Technology en Consultancy).

Ja als U goed geluisterd heeft tijdens het congres, dat zijn inderdaad die bedrijven die langdurige studies, complexe implementaties en dure oplossingen leveren. Maar dat zijn ook de bedrijven die Elektronisch Bestellen en Factureren implementeren om in aanmerking te kunnen blijven komen voor het afsluiten van raamcontracten. De leveranciers van oplossingen voor e-factureren zijn daar niet toe verplicht.

Dus als ik U was zou ik mij niet aansluiten bij deze community. Let wel ik informeer /adviseer / begeleid bedrijven bij visiestudies, impactanalyse, pakketselecties en implementaties, bericht- en processpecificatie. Dus wie weet heeft U er nog wat aan.

[Geplaatst door: Wietse Elzinga]

De UBL 2.0 standaard is te vinden op http://ubl.xml.org in de vorm van het bestand os-UBL-2.0.zip Het uitpakken van het bestand maakt duidelijk dat het geen zin heeft de inhoud te publiceren in een boekje: de subdirectory xsd bevat een tiental bestandjes van een paar kilobyte groot maar zijn zonder kennis van XML en XML Schema niet te volgen. De specificatie van een factuur is een bestand van minder dan 500 KB, de gestripte versie is nog veel kleiner.

De kern van het probleem is dat veel software-ontwikkelaars onvoldoende kennis van XML Schema hebben om er iets mee te kunnen. Overigens is factureren het sluitstuk van een zakelijk proces, de andere onderdelen zijn minstens zo belangrijk maar lijken niet in beeld te zijn. De noodzakelijke technische infrastructuur voor elektronisch zakendoen heet service-oriented architecture met de in Nederland ongelukkige afkorting SOA. De overheid noemt het daarom ietsje anders en heeft een en ander vastgelegd in een document genaamd NORA Nederlandse Overheid Referentie Architectuur.

SOA is programmeertaal onafhankelijk en zou op grote schaal geïmplementeerd kunnen worden als de ontwikkelaars zouden weten hoe. Helaas kent menigeen het bestaan niet eens.

Veel juridische problemen zijn te voorkomen wanneer er gebruik wordt gemaakt van een gekwalificeerde geavanceerde elektronische handtekening zoals Duitsland die eist. Met minder zouden wij in dit land geen genoegen moeten nemen. De overheid zou de samenleving een grote dienst bewijzen wanneer het ondernemers gemakkelijk en goedkoop maakt een dergelijke handtekening te verwerven. Je zou via de Kamer van Koophandel aan een dergelijke handtekening moeten kunnen komen. En particulieren via de gemeente.

Kortom, de techniek voor elektronisch zakendoen bestaat. Het is mij niet helemaal helder waarom een en ander nu niet van de grond komt.

[Geplaatst door: danga]

Wietse,

Het vraagstuk "Waarom komt elektronisch zakendoen niet van de grond ?" houdt mij al geruime tijd bezig. Met het vereenvoudigen van de regels rondom elektronisch factureren zou je mogen verwachten dat bedrijven hiermee aan de slag gaan. De technische en fiscaal / juridische drempels zijn aangepakt maar onduidelijkheid en onzekerheid is daarvoor in de plaats gekomen.

Het blijft gissen maar een aantal redenen waarom ezakendoen mogelijk niet van de grond komt zijn:

- de belangen van marktpartijen en de overheid:

Alle aandacht van de Overheid gaat uit naar Elektronisch Factureren maar ik denk dat men zou moeten richten op Elektronisch Bestellen en Factureren omdat dan pas de werkelijke voordelen behaald kunnen worden door alle deelnemers.

- Standaarden - UBL - UN/CEFACT:

Het is zo dat de standaarden - zoals de OASIS UBL - gratis beschikbaar zijn en er eveneens gereedschappen in de Open Source wereld aanwezig zijn om een B2B platform op te tuigen. Zie: http://danga.blogsome.com/2008/03/30/transformatie-van-een-ubl-invoice-naar-een-hr-xml-invoice-met-chainbuilder-esb-ide/

Echter het is noodzakelijk dat men tot duidelijke afspraken komt over de gegevens die wel of niet moeten worden meegegeven in een bericht. Dan pas kan men daarop de structuur (semantiek en syntax) van het bericht afstemmen en een subset definiëren die door iedereen gebruikt moet / kan worden.

Dat het niet volstaat om een berichtstandaard te kiezen bewijst de pilot Elektronisch Bestellen en Factureren voor Inhuur van personeel van de Belastingdienst. De Belastingdienst koos voor de HR-XML SIDES standaard. Samen met de uitzendbureaus hebben de deelnemers aan de pilot behoorlijk moeten werken aan het formaliseren van de structuur. Uiteindelijk staat deze nu op de lijst van de verplichte standaarden voor de Overheid (SETU Standaard).

De Overheid had er goed aan gedaan om tijdens het Congres E-Factureren voor het MKB de beschrijving van de Nederlandse UBL - Factuur te presenteren. Het opstellen van deze beschrijving is op zich niet meer zo moeilijk als men weet dat om ons heen genoeg voorbeelden en specificaties beschikbaar zijn (NESUBL, UBL die door de Belastingdienst wordt gebruikt, ...).

- de overvloed aan aanbieders en diversiteit benaderingen:

De voornaamste reden waarom ezakendoen niet van de grond komt in Nederland is in mijn optiek te wijten aan het grote aantal aanbieders van en de verscheidenheid van oplossingen die worden aangeboden.
Daarbij zie ik dat de beïnvloeding van de markt door de verschillende marktpartijen groter wordt en wordt gestimuleerd door de Overheid.

Voor diepgaande vragen over efactureren wordt het bedrijfsleven geadviseerd aan te kloppen bij Billing Service Providers.

- onduidelijkheid over het fiscaal toezicht (horizontal monitoring) van de belastingdienst:

De Belastingdienst richt zich de komende jaren op horizontaal toezicht en laat het aan de bedrijven over om aantoonbaar te maken dat zij het proces van efactureren onder controle hebben.

De vraag is of bedrijven begrijpen wat dit voor hen betekent. Het is voor bedrijven moeilijk om precies in te schatten wat dan van hen verwacht wordt en waar ze moeten aan voldoen.

In mijn optiek moeten we - en op Europees niveau, bestrijding van tax fraude wordt hier eveneens over nagedacht - naar een situatie waarbij de Belastingdienst meer de controle op transacties in eigen hand neemt zonder bedrijven daarmee lastig te vallen, controle op de achtergrond over de landsgrenzen heen. Dan moeten nog wel een aantal randvoorwaarden ingevuld worden. Zo moet(en) de Belastingdienst(en) wel kunnen beschikken over transactionele informatie maar de ontwikkelingen op het gebied van XAF , SBR en SAF-T ondersteunen dit. De Belastingdienst zal daarin duidelijke keuzes moeten maken en de vraag is of dat gaat gebeuren.

- volwassenheid bedrijven en flexibiliteit oplossingen

Het feit dat niet alle bedrijven volwassen genoeg zijn om nu in e-factureren te stappen is een belangrijke factor om rekening mee te houden. Deze bedrijven moeten over de streep gehaald moeten worden. Dit kan door het aanbieden van alternatieve voorzieningen zoals dat ook in Denemarken gebeurt: scan-straten, ... maar eveneens intelligente document-formaten zoals Adobe XDP en ODF kunnen daarbij helpen.

Voorzieningen die het voor deze bedrijven mogelijk maken om in beperkte mate te participeren.

Zie: http://danga.blogsome.com/2009/07/20/proposal-for-a-new-compliant-e-invoicing-approach-for-smes/

- een openbare informatiesnelweg met digitale handtekeningen van de Overheid

Het voorstel om via de KvK aan een digitale handtekening te komen is in een aantal landen op een dergelijke manier ingevuld :
Mexico , daar kunnen bedrijven naar de overheidsbalie stappen en aangeven dat ze elektronisch willen gaan factureren. Binnen een aantal minuten hebben ze een certificaat en kunnen ze starten op het overheidsnetwerk , tenminste als ik het goed begrepen heb.

Datzelfde geldt in Denemarken waar alle partijen gebruik kunnen maken van de Deense SOA Infrastructuur, een platform dat de basis vormt voor verdere ontwikkelingen in het PEPPOL (Pan European Public Procurement OnLine) verband.

Wat mij betreft zouden bedrijven zich moeten verenigen in een platform dat zorg gaat dragen voor hun belangen. Er is behoefte aan een platform en discussieforum waarin alle bedrijven vrijwillig en gratis kunnen participeren, dat het beste voor heeft met e-zakendoen in Nederland en waar bedrijven terecht kunnen voor beantwoording van hun vragen.

m.vr.gr.
Danny

PS: Mijn visie op e-invoicing is terug te vinden op :
http://epractice.eu/en/blog/289350

[Geplaatst door: Wietse Elzinga]

Zonder een gekwalificeerde, geavanceerde digitale handtekening beginnen wij niet zoveel. Gegevens moeten versleuteld worden en dat vereist een paar public-private keys. De private key is om te coderen en de public keys om een bericht te decoderen. De ontvangende partij moet dan wel de zekerheid hebben dat de public key bij mijn bedrijf of organisatie hoort. De Kamer van Koophandel is de aangewezen partij om deze publieke sleutel te authoriseren door een certificaat van echtheid te verlenen. Een handeling vergelijkbaar met het verstrekken van een uittreksel uit het handelsregister voor dezelfde prijs. Als in elk land de organisatie waarbij bedrijven staan ingeschreven als Certificate Authority (CA) wordt erkend dan is het probleem van internationaal e-zakendoen opgelost. Eventueel kan een hogere CA de digitale handtekening van het KvK-certificaat erkennen. Voor dit soort doeleinden bestaat een internationale standaard X.509 Een en ander zou in een paar maanden in Nederland gerealiseerd kunnen worden.

Organisaties die een service-oriented architecture (SOA) hebben op basis van webservices publiceren hun functionaliteit dmv een wsdl-bestand(je). Het mooiste is wanneer iedereen UBL gebruikt maar strikt noodzakelijk is het niet. Wie weet wat de andere partij wenst te ontvangen - wat uit het wsdl-bstand is te achterhalen - kan iets programmeren zodat er gecommuniceerd kan worden. Overheidsorganisaties moeten op basis van open source software een systeem inrichten waar e-facturen in UBL-formaat kunnen binnen komen. Kost bijna niks, de integratie met andere software doen zij maar in een later stadium. Het gaat op de korte termijn om e-zakendoen van de grond te krijgen, er is kritische massa nodig.

Clubs als ECP-ECN zouden voor iedereen gratis toegankelijk moeten zijn of ophouden te bestaan. Er is inderdaad een platform nodig om e-zakendoen in Nederland van de grond te krijgen aangezien zo'n ECP-ECN te veel tegen de overheid aanschurkt en vooral bezig is zichzelf in leven te houden.

Het is nu de vraag hoe de Kamer van Koophandel zover kan worden gekregen dat zij Certificate Authority worden (technisch is het een fluitje van een cent). Vervolgens moeten overheidsorganisaties op de kortst denkbare termijn e-facturen in UBL-formaat kunnen ontvangen (technisch ook niet ingewikkeld). Het Ministerie van Economische Zaken zou hierin een nuttige rol kunnen spelen ware het niet dat zij er niet veel van begrijpen en niet vooruit te branden zijn.

[Geplaatst door: dendauw]

Waarom heb je de overheid nodig? Je kan toch zelf een certificaat kopen bij diverse organisaties (verisign, globalsign)? Of als een groep belanghebbende onderling een CA aanvaarden, dan kan je zelf certificates gaan uitdelen. DocTrails.net , een e-platform, die allerhande berichten (facturen, bestellingen, orderbevestigingen) kan omzetten van formaat x naar formaat y, zodat automatisch uitwisselen van berichten tussen verschillende ERP systemen mogelijk wordt, maakt gebruik van gekwalificeerde handtekeningen, OCSP , TSA én met certificate Deze oplossing wordt blijkbaar zeer gewaardeerd in het DIY / doe-het-zelf branche. Ik sprak onlangs met iemand uit de gezondheidssector en ook daar regelen ze het zelf en ontstaan er een paar grote spelers in die specifieke branche. Maw blijkbaar kiezen de bedrijven in het licht van hun branche of sector met welke e-invoice oplossing ze verder gaan en ontstaan er 'clusters' ...

[Geplaatst door: Wietse Elzinga]

In sommige branches weet men het onderling te regelen, het congres over e-factureren behandelde meerdere voorbeelden. Maar ja, je zult met meerdere branches te maken hebben of als kleine dienstverlener zoals advocaten overwegend alleen maar facturen naar diverse uiteenlopende partijen willen versturen. En zo kan ik nog wel wat voorbeelden noemen waarbij het allemaal wat minder eenvoudig ligt.

Het probleem met de digitale handtekening is dat sommige CA's die heel gemakkelijk verstreken zonder de authenticiteit van de aanvrager te controleren. Je kunt je dan iets te gemakkelijk als een ander voordoen. In persoon bij de Kamer van Koophandel verschijnen lost gewoon veel problemen op.